Hoe om 'n plaas-diesellogboek te hou

'n Diesellogboek is die geskrewe spoor van elke liter op jou plaas, van die dag wat die dieselaflewering aankom tot die dag wat dit in 'n trekker, bakkie of pomp verbrand word. As dit reg gelog word, wys dit waarheen jou diesel gaan, maak dit diefstal en lekkasies makliker om raak te sien, en gee dit jou die rekords wat jy nodig het as jy die SARS-dieselrabat eis. As dit swak gelog word, is dit 'n hoop strokies op die paneelbord.

Hierdie gids verduidelik wat 'n goeie logboek bevat, hoe jy dit met min moeite kan byhou, en wat jy daarna met die rekords moet doen.

Hoekom 'n logboek saak maak

Daar is twee praktiese redes.

Jy sien jou eie plaas. As elke keer wat jy brandstof ingooi neergeskryf is, kan jy voertuie met mekaar vergelyk, maande vergelyk en agterkom wanneer 'n masjien skielik meer gebruik as wat dit moet. Sonder rekords lyk 'n lekkasie of diefstal presies soos 'n besige seisoen.

SARS verwag rekords. Boere wat die dieselrabat eis, moet hul eis kan staaf. Die SARS-reëls vir primêre produksie vereis ondersteunende dokumente, onder meer 'n bergingslogboek en 'n gebruikslogboek, en SARS kan daarvoor vra. Die reëls en sjablone verander van tyd tot tyd, so kyk altyd op die SARS-webwerf na die huidige weergawe voordat jy op 'n opsomming staatmaak, ook hierdie een.

Die twee logboeke: berging en gebruik

Dink aan die diesel op jou plaas in twee fases.

1. Die bergingslogboek volg die brandstof in en uit elke tenk. Volgens die SARS-reëls vul 'n gebruiker maandeliks 'n bergingslogboek in vir elke bergingsfasiliteit, met die diesel wat in daardie maand ontvang, geberg, uitgereik, van die hand gesit of verloor is.

2. Die gebruikslogboek volg die brandstof uit die tenk en in die masjien. Die SARS-reëls beskryf 'n maandelikse gebruikslogboek wat wys hoeveel diesel vir gebruik uitgereik is, hoe dit aangewend is, watter bates dit aangedryf het en wat die doel van elke aktiwiteit was.

As jy 'n grootmaattenk op die plaas het, het jy albei nodig. As jy net by die garage in die bakkie volmaak, is die gebruiksgedeelte die belangrikste.

Wat om aan te teken

Vir 'n dieselaflewering in 'n tenk:

• die datum
• die verskaffer en die faktuurnommer
• die liter wat afgelewer is
• die tenk wat dit ontvang het
• die tenkpeil of dipstoklesing voor en na, as jy een neem

Vir elke keer wat diesel uit 'n tenk in 'n voertuig of masjien gaan:

Wat	Voorbeeld
Datum	14 Oktober 2026
Tenk	Hooftenk, store 2
Voertuig of masjien	Trekker 3
Liter	180
Odometer (km) of uurmeter	4 512 uur
Aktiwiteit	Ploeg, Blok C
Wie het ingegooi	Piet

Die aktiwiteitkolom is die een wat mense oorslaan, en dit is die belangrikste een vir 'n rabatseis. SARS wil die doel van elke aktiwiteit hê, en 'n algemene beskrywing soos "plaaswerk" help jou nie. Skryf wat werklik gedoen is en waar.

Teken ook brandstof aan wat nie in 'n masjien beland het nie: diesel wat verkoop, weggegee of verloor is. Die SARS-reëls hanteer brandstof wat van die hand gesit is apart, so dit moet aangeteken word en buite enige eis gehou word.

Hoe gereeld om by te werk

Skryf die inskrywing as die diesel beweeg, nie aan die einde van die maand nie. 'n Inskrywing by die pomp neem 'n minuut. 'n Inskrywing wat drie weke later uit die geheue opgebou word, is 'n raaiskoot, en 'n raaiskoot is nie 'n rekord nie.

Aan die einde van elke maand:

1. Tel die liter afgelewer en die liter uitgereik vir elke tenk bymekaar.
2. Neem 'n fisiese meting van die tenk (dipstok of tenkmeter).
3. Vergelyk die meting met wat die boek sê in die tenk behoort te wees.
4. Skryf die verskil neer en vind uit hoekom, as dit nie klein is nie.

Daardie maandelikse afstemming is ook die beste diefstal- en lekkasietoets wat jy het.

Papier, spreadsheet of app

Al drie kan werk.

Papier is goedkoop en werk oral, maar handskrif vervaag, boeke word nat en die totale is stadig om bymekaar te tel.

'n Spreadsheet tel die totale vir jou by, maar iemand moet die strokies intik, en inskrywings word gewoonlik in bondels gemaak eerder as by die pomp.

'n App op die foon van die persoon wat die voertuig volmaak, kry die inskrywing op die regte oomblik in. AgriTrekker se mobiele app werk byvoorbeeld sonder sein en sinkroniseer wanneer die foon weer in dekking is, en dit bou 'n gedateerde logboek vir elke voertuig en tenk. Wat jy ook al kies, die toets is eenvoudig: sal die mense wat die tenks volmaak dit werklik elke keer gebruik?

Hoe lank om die rekords te bewaar

Die SARS-bladsy oor die dieselrabat sê dat die dokumentasie oor dieselaankope, saam met die logboekinskrywings en ander rekords wat wys hoeveel diesel gekoop en gebruik is, vir vyf jaar bewaar moet word, gereken vanaf die datum van gebruik of van die hand sit van die brandstof, of vanaf die terugbetalingsopgawe, watter een laaste is. Bewaar die oorspronklike fakture en afleweringsnotas saam met die logboeke, en maak rugsteunkopieë van enigiets digitaals.

'n Kort kontrolelys

• Elke dieselaflewering is teen 'n tenk aangeteken, en die faktuur is bewaar.
• Elke keer wat brandstof ingegooi is, is dit teen 'n voertuig of masjien aangeteken, met liter, meterlesing en aktiwiteit.
• Brandstof wat verkoop, weggegee of verloor is, is apart aangeteken.
• Elke tenk is een keer per maand gedip en afgestem.
• Rekords en fakture word vyf jaar lank bewaar.
• Jy het die huidige SARS-vereistes en -sjablone vir jou aktiwiteit nagegaan.

'n Logboek wat so eenvoudig is dat dit elke keer ingevul word, is meer werd as 'n volmaakte een wat twee keer per week ingevul word.