SARS-dieselrabat-oudit: kontrolelys vir boere

As SARS jou dieselrabateis nagaan of oudit, moet jy liter vir liter kan wys hoe die diesel waarvoor jy geëis het, gekoop, geberg en in 'n kwalifiserende boerderyaktiwiteit gebruik is. In die praktyk beteken dit die oorspronklike fakture en afleweringsnotas, 'n maandelikse bergingslogboek vir elke tenk, 'n maandelikse gebruikslogboek, en 'n rekord van enige diesel wat verkoop, weggegee of verloor is. Bewaar alles vir vyf jaar.

Dit is algemene inligting en nie belastingadvies nie. Bevestig die besonderhede by SARS of jou belastingpraktisyn.

Kan SARS regtig my dieselrabateis nagaan?

Ja. SARS sê self dat die dieselrabat nie 'n reg op 'n terugbetaling is nie ("not an entitlement to a refund") en dat eise ingevolge die Doeane- en Aksynswet nagegaan kan word ("can be subjected to verification"). As 'n terugbetaling uitbetaal is wat nie uitbetaal moes word nie, sê SARS dit moet terugbetaal word, saam met enige boetes en rente wat van toepassing is.

Die vraag is dus nie of jy rekords het nie, maar of dit iemand sal oortuig wat nog nooit op jou plaas was nie.

Watter rekords verwag SARS van 'n boer?

SARS se Nota 6 by Deel 3 van Bylae 6 (die reël agter die dieselrabat) bepaal watter dokumente 'n eis staaf. Die kennisgewing van 18 Maart 2022 noem dit:

• die oorspronklike faktuur vir elke dieselaankoop, met die datum, die verkoper se en jou naam en adres, die aantal liters en die totale prys
• die oorspronklike afleweringsnota, as die brandstof afgelewer is, met die datum, liters, prys en die afleweringsvoertuig se besonderhede
• 'n maandelikse bergingslogboek vir elke bergingsfasiliteit (vaste tenk, bowser of brandstofvragmotor)
• 'n maandelikse gebruikslogboek wat wys hoeveel diesel uitgereik is, watter bates dit aangedryf het en wat die doel van elke aktiwiteit was
• die bronstukke waarmee jy die logboeke ingevul het
• rekords van enige diesel wat jy onder 'n rabat van reg ontvang het
• rekords van enige diesel wat van die hand gesit is en enige diesel wat verloor is

Die reëls verwag ook dat jy rekords apart hou as jy meer as een soort aktiwiteit doen, of enige aktiwiteit wat nie kwalifiseer nie. 'n Plaas wat ook 'n gastehuis of 'n vervoerbesigheid bedryf, moet die liters kan verdeel.

Twee waarskuwings. Eerstens word die dieselrabatstelsel hervorm, en SARS se aanbieding van November 2025 beskryf maandelikse bergings- en gebruikslogboeke, vereenvoudigde gebruikslogboeke in sommige gevalle en 'n nuwe registrasieproses. Die kennisgewing hierbo is gepubliseer met die datum van inwerkingtreding nog nie vasgestel nie. Tweedens publiseer SARS logboeksjablone en 'n beleid op sy webwerf wat die minimum inhoud bepaal. Kyk dus na die huidige weergawes op die SARS-bladsy oor die dieselrabat eerder as om op hierdie opsomming staat te maak.

Hoe lank moet ek dieselrabatrekords bewaar?

Die SARS-bladsy oor die dieselrabat sê die dokumente moet vir vyf jaar bewaar word, getel vanaf die datum waarop die brandstof gebruik of van die hand gesit is, of vanaf die terugbetalingsopgawe, watter een ook al die laaste is. Die kennisgewing van 2022 stel dit as vyf jaar vanaf die einde van die kalenderjaar waarin die rekord geskep is. Waar twee weergawes verskil, bewaar die rekords vir die langer tydperk en vra SARS watter een op jou van toepassing is.

Watter gapings in die rekords veroorsaak die meeste probleme?

Op grond van die lys vereiste rekords hierbo, is dit die gapings wat die moeilikste sal wees om te verduidelik:

1. Fakture wat nie by die logboek pas nie. Die liters op die strokie en die liters in die tenkboek moet ooreenstem. As 'n verskaffer se faktuur ontbreek, het jy 'n aankoop wat jy nie kan bewys nie.
2. Geen maandelikse bergingslogboek vir 'n tenk nie. 'n Grootmaattenk sonder 'n maandelikse rekord van wat in- en uitgegaan het, maak elke liter wat daaruit getrek is moeilik om te verdedig.
3. Gebruiksinskrywings sonder 'n aktiwiteit. "Trekker, 180 L" wys nie 'n kwalifiserende aktiwiteit nie.
4. Brandstof uit die dieseltenk vir werk wat nie kwalifiseer nie, soos die gesin se bakkie of 'n buurman se trekker, wat in die eis gebly het.
5. Verliese wat nooit neergeskryf is nie. Die kennisgewing vra die datum waarop die verlies ontdek is, waar dit gebeur het, hoe die volume bereken is, en 'n polisieverslag of versekeringsbesonderhede as daar is. 'n Diefstal waaroor net oor 'n koppie koffie gepraat is, is 'n gat in die boeke. Kyk na die waarskuwingstekens van brandstofdiefstal op die plaas.
6. Inskrywings wat weke later uit die geheue gemaak is. Syfers wat agterna saamgestel word, lyk gewoonlik verdag netjies.
7. Rekords wat nie meer bestaan nie. Nat boeke, strokies wat weg is, 'n foon wat vervang is of 'n spreadsheet wat oorskryf is.

'n Kontrolelys voor die oudit

Gaan een keer per kwartaal hierdeur, nie eers wanneer die brief kom nie.

• Elke aankoop se oorspronklike faktuur en afleweringsnota is in 'n lêer of vouer.
• Elke tenk het 'n bergingsrekord vir elke maand, en die sluitingsaldo stem ooreen met 'n werklike dipstokmeting.
• Elke voertuig of masjien wat diesel gekry het, is gelys, met sy liters, meterlesing en aktiwiteit.
• Gebruik wat nie kwalifiseer nie, is apart aangeteken en uit die eis gelaat.
• Diesel wat verkoop, weggegee of verloor is, het sy eie rekord.
• Die liters in die logboeke klop met die liters waarvoor jy geëis het.
• Jy kan enige maand van die afgelope vyf jaar binne 'n paar minute opspoor.
• Jy het die huidige SARS-logboeksjablone vir jou aktiwiteit nagegaan.

Sagteware maak nie 'n eis geldig nie, maar dit maak dit makliker om die rekords volledig te hou. 'n App wat sonder sein werk, teken die inskrywing by die pomp aan, hou wysigings op rekord en kan die logboek in die SARS-sjabloonformaat export. AgriTrekker se mobiele app en web app doen dit. Vir 'n breër blik op die opsies, lees papier, spreadsheet of app vir brandstofrekords op die plaas.

Gereelde vrae

Wat gebeur as SARS my dieselrabateis afkeur?

SARS sê eise kan nagegaan word en dat terugbetalings wat verkeerdelik uitbetaal is, terugbetaal moet word, met boetes en rente waar dit van toepassing is. As 'n eis afgekeur of bevraagteken word, antwoord met die ondersteunende rekords wat hierbo gelys is, en betrek jou belastingpraktisyn vroeg.

Het ek 'n logboek nodig om as boer die dieselrabat te eis?

SARS se reëls vereis 'n maandelikse bergingslogboek vir elke bergingsfasiliteit en 'n gebruikslogboek. SARS se hervormingsmateriaal beskryf vereenvoudigde gebruikslogboeke vir sommige toerusting en aktiwiteite, so kyk na die huidige sjabloon vir joune.

Kan ek diesel terug-eis wat my bakkie gebruik om werkers na die plaas te vervoer?

Die kennisgewing sluit die vervoer van arbeiders of plaasinsette na of van die landbou-eiendom uit by kwalifiserende aktiwiteite. Om arbeiders binne die eiendom rond te vervoer, is 'n ander item op die lys, so beskryf die rit akkuraat en vra jou praktisyn as dit nie duidelik is nie.

Hoe lank bewaar ek dieselfakture en logboeke?

Vyf jaar, volgens SARS. Op die SARS-bladsy word die tydperk getel vanaf die datum van gebruik of van die hand sit, of vanaf die terugbetalingsopgawe, watter een ook al die laaste is. Bewaar die oorspronklikes en 'n rugsteun.

Wat as diesel gesteel is of uitgelek het?

Dit kwalifiseer nie vir 'n terugbetaling nie en moet uitgesluit word. Teken die verlies aan met die besonderhede wat SARS noem: datums, plek, omstandighede, liters, hoe jy dit bereken het, en 'n polisieverslag of versekeringseis as daar een is.

Hierdie artikel is algemene inligting op grond van die bronne hieronder, laas nagegaan op 11 Oktober 2026. Dit is nie belastingadvies nie.