SARS diesel-logboek vereistes: 'n 2026-kontrolelys vir boere

Kortliks: Om die dieselrabat terug te eis, verwag SARS dat jy bewys hoe elke kwalifiserende liter gebruik is. Dit beteken 'n logboek wat elke keer aanteken wanneer brandstof ingegooi word (datum, liters, masjien, meterlesing, aktiwiteit en ligging), gerugsteun deur fakture, afleweringsbriewe, bergingsrekords en 'n maandelikse brandstofrekonsiliasie, alles vyf jaar lank gehou.

In 2026 het daar meer op die spel gekom. Sedert 1 April kan jy op 100% van kwalifiserende diesel terugeis in plaas van 80%, so elke liter wat jy nie kan bewys nie, is nou geld wat jy laat lê. En omdat SARS die dieselrabat na 'n aparte stelsel skuif wat meer besonderhede oor jou terreine, toerusting en verskaffers vra, word jou rekords strenger as ooit nagegaan.

Hoekom die logboek jou eis bepaal

Oudits van die dieselrabat misluk selde omdat 'n boer nie diesel vir boerdery gebruik het nie. Hulle misluk omdat die boer dit nie kan bewys nie. Amanda Nkwanyana, 'n belastingvennoot by Webber Wentzel, het dit reguit aan Moneyweb gestel:

"Histories was die toereikendheid van logboeke en rekords van dieselgebruik een van die grootste geskilpunte tussen SARS en belastingbetalers tydens oudits van die dieselrabat."

As SARS liters tydens 'n oudit afkeur, moet jy dalk terugbetalings wat jy reeds ontvang het, teruggee. 'n Deeglike logboek is jou versekering.

Wat elke inskrywing in die logboek moet wys

Teken elke keer wat jy brandstof ingooi aan:

1. Datum (en verkieslik die tyd) wanneer die brandstof ingegooi is.
2. Liters uitgegee: die presiese hoeveelheid, nie 'n afgeronde skatting nie.
3. Watter masjien die diesel gekry het, geïdentifiseer met 'n vlootnommer of registrasienommer en gekoppel aan jou register van masjiene.
4. Odometer- of uurmeterlesing wanneer die brandstof ingegooi word, sodat verbruik per kilometer of per uur nagegaan kan word.
5. Die aktiwiteit waarvoor die diesel gebruik is (ploeg, plant, spuit, oes, vervoer op die plaas, ensovoorts), en of dit kwalifiseer.
6. Die plaas of ligging waar die werk gedoen is.
7. Wie die brandstof uitgegee of ontvang het.

Inskrywings moet gemaak word wanneer die brandstof ingegooi word, nie aan die einde van die maand uit die geheue gerekonstrueer word nie.

Die stawende rekords wat SARS vra

Volgens Farmer's Weekly se gids oor die nuwe registrasieproses moet eisers die volgende hou:

• Fakture en bewys van betaling vir alle diesel wat gekoop is.
• Afleweringsbriewe en bergingsrekords vir grootmaattenks.
• 'n Register van jou masjiene, met reeksnommers.
• Logboeke of telematika-data wat wys hoe die diesel gebruik is.
• 'n Brandstofrekonsiliasie wat alles saambind.

Onder die nuwe stelsel koppel jy ook elkeen van jou dieselverskaffers aan jou profiel. Hou rekord van watter verskaffer elke aflewering gedoen het, want diesel van 'n verskaffer wat nie geregistreer is nie, kwalifiseer dalk nie. (Sien ons gids oor hoe om op SARS se nuwe stelsel vir die dieselrabat te registreer.)

Die maandelikse brandstofrekonsiliasie

Jou rekonsiliasie bewys dat die diesel wat jy gekoop het, ooreenstem met die diesel wat jy gebruik het. Doen dit maandeliks, per opgaartenk:

Openingsvoorraad + aankope − sluitingsvoorraad = kwalifiserende gebruik + nie-kwalifiserende gebruik + verliese

Byvoorbeeld: jy begin die maand met 2 000 L in die tenk, neem 10 000 L in ontvangs en eindig met 1 500 L. Dit beteken 10 500 L het die tenk verlaat. Jou logboek moet al 10 500 L verantwoord: liters vir kwalifiserende boerdery-aktiwiteite, liters vir nie-kwalifiserende doeleindes (soos privaat voertuie of ritte van die plaas af) en enige verliese. As die logboek net 9 800 L wys, het jy 700 L wat jy nie kan verklaar nie. Dit is 'n rooi lig in 'n oudit, en moontlik 'n teken van diefstal of 'n lek.

Sewe foute wat boere hul dieselrabat kos

1. Ronde getalle. Keer op keer presies 200 L brandstof ingegooi lyk versin, want regte hoeveelhede is selde so rond.
2. Inhaalwerk aan die einde van die maand. 'n Logboek wat weke later uit die geheue ingevul is, is maklik om uitmekaar te trek.
3. Geen koppeling aan 'n masjien nie. Liters wat teen "die plaas" in plaas van 'n spesifieke masjien aangeteken is, kan nie teen daardie masjien se normale verbruik getoets word nie.
4. Meterlesings wat ontbreek. Sonder kilometer- of uurlesings kan niemand nagaan of die liters sin maak nie.
5. Gemengde gebruik wat nie geskei is nie. Kragopwekkers, gedeelde tenks, gehuurde masjinerie en bakkies wat op én van die plaas gebruik word, moet almal duidelik tussen kwalifiserende en nie-kwalifiserende gebruik verdeel word.
6. Dubbele eise met kontrakteurs. As 'n kontrakteur op 'n nat basis vir jou werk, kom skriftelik ooreen wie die brandstof terugeis, sodat dit nie twee keer geëis word nie.
7. Rekords wat te gou weggegooi word. SARS kan eise jare terug oudit. Hou alles vyf jaar lank.

Papier, spreadsheets of app?

Papierlogboeke was in die verlede onbetroubaar. Hulle raak weg, word beskadig en word verkeerd ingevul.

'n Diesel-logboek-app teken die brandstof aan sodra dit ingegooi word, op die foon van wie ook al by die pomp is, en bou jou rekonsiliasie gaandeweg op.

Hoe AgriTrekker dit hanteer

• Enigiemand op die plaas kan vanaf hul foon aanteken wanneer hulle brandstof ingooi, die tenk hervul of die tenk meet, selfs aflyn. Elke inskrywing kry 'n stempel van die gebruiker wat dit gelog het en die tyd.
• Elke liter word aan 'n masjien/voertuig, plaas en aktiwiteit gekoppel, saam met die meterlesing.
• Die stelsel tel inskrywings op wat nie klop nie, soos ongewone verbruik of brandstof wat buite werksure ingegooi is.
• Jou dieselrabat-verslag is een klik weg, in die formaat wat SARS vra, en rekords word vyf jaar lank gestoor.

Planne begin vanaf R149 per maand, en jou eerste maand is gratis.

Begin jou gratis maand by agritrekker.co.za

AgriTrekker help jou om volledige rekords te hou wat vir 'n oudit gereed is. Of 'n eis goedgekeur word, bly SARS se besluit.

Jou kontrolelys vir die diesel-logboek

• Elke keer wat brandstof ingegooi is, op die dag self aangeteken: datum, liters, masjien, meterlesing, aktiwiteit, ligging, persoon.
• Register van masjiene op datum, met reeksnommers.
• Fakture, bewys van betaling en afleweringsbriewe vir elke aankoop geliasseer.
• Verskaffer by elke aflewering aangeteken, en elke verskaffer as verkoper by SARS geregistreer.
• Maandelikse rekonsiliasie vir elke tenk gedoen, en verskille ondersoek.
• Kwalifiserende en nie-kwalifiserende gebruik geskei, ook vir kragopwekkers en voertuie met gemengde gebruik.
• Skriftelike ooreenkoms met enige kontrakteurs op 'n nat basis oor wie die brandstof terugeis.
• Alle rekords vyf jaar lank veilig gebêre.

Gereelde vrae

Wat moet 'n SARS diesel-logboek bevat? Elke inskrywing moet die datum, liters uitgegee, die masjien, sy odometer- of uurmeterlesing, die aktiwiteit, die ligging en wie die brandstof uitgegee het, wys. Dit moet gerugsteun word deur fakture, afleweringsbriewe, bergingsrekords en 'n maandelikse rekonsiliasie.

Hoe lank moet ek rekords vir die dieselrabat hou? Vyf jaar.

Wat is 'n brandstofrekonsiliasie? 'n Maandelikse kontrole dat openingsvoorraad plus aankope minus sluitingsvoorraad gelyk is aan jou aangetekende kwalifiserende gebruik, nie-kwalifiserende gebruik en verliese.

Kan ek 'n app vir my diesel-logboek gebruik? Ja. 'n Digitale logboek kan elke keer wat brandstof by die pomp ingegooi word, aanteken saam met die masjien, meterlesing en aktiwiteit, en verslae vir jou eis opstel, mits die rekords volledig en akkuraat is.